گزارش نویسی در مدیریت پروژه

 

کمرنگ‌ترین جوهرها از قوی‌ترین حافظه‌ها ماندگارتر است!

ذهن هر فردی، مانند کتابخانه ای بزرگ است که داده‌ها و اطلاعات اولیه، به منزله‌ی کتاب‌های ورودی به کتابخانه باید در قفسه‌های مشخص چیده شوند تا در زمان نیاز بدون هرگونه سردرگمی به آن‌ها دست یافت. در پروژه ها نیز، زمانی که مدیر پروژه در حال مدیریت پروژه و همچنین بررسی مشکلات و چالش های پروژه تحت مدیریتش است، این مطالب در ذهن وی بصورت پراکنده درک می شود.

با گزارش نویسی درست پروژه، این داده‌های پراکنده در ذهن مدیر پروژه بصورت مناسب طبقه‌بندی خواهند شد.

گزارش پروژه، منعکس کننده عملکرد یک تیم در پروژه است و بیانگر نتیجه مدیریت، کنترل و پایش یک مدیر پروژه است. یک گزارش خوب، تثبیت کننده موقعیت شما در سازمان بوده و انعکاس دهنده توانمندی های مدیرپروژه و تیم تحت مدیریت وی است. اگر فرایند مناسبی برای تهیه آن نداشته باشید، هر هفته یا هر ماه سردرد گزارش دامن شما را می گیرد.لذا ابتدا فرایند یا دستورالعمل تهیه گزارشات پروژه را طراحی و آماده نمائید.

در این فرایند لازم است تا موارد زیر مشخص گردد:

  • نوع گزارش پروژه
    • شفاهی/مکتوب
    • خارجی / داخلی
    • از لحاظ طبقه بندی حفاظتی
    • از نظر کاربرد
    • گزارش از لحاظ محتوا
    • گزارش از لحاظ وضعیت پروژه
      • پیشرفت
      • وضعیت
      • پیش بینی پروژه
    • گزارش از منظر مدیریت پروژه
      • گزارش زمان پروژه
      • گزارش پیشرفت پروژه
      • گزارش هزینه
      • گزارش نفر ساعت
    • گزارش از لحاظ اقدامات اطلاعاتی
    • گزارش برحسب نوع و شکل کلی
    • انواع گزارش برحسب دوره و مدت
    • گزارش برحسب هدف
  • هدف از تهیه گزارش پروژه
  • اجزا و محتویات گزارش
    • جلد و شناسنامه گزارش
    • فهرست مطالب و تقویم پروژه
    • جدول کلی پیشرفت پروژه (کلی، براساس رشته های کاری فعال در پروژه)
    • جداول تفکیکی پیشرفت قسمتها
    • خلاصه مشکلات و تنگناها
    • علل و عوامل تاخیرات
    • پیشنهادات و راه حل ها
    • گزارش ایمنی
    • گزارش تصویری و داشبوردها
  • تعیین چرخه حیات تهیه گزارش پروژه
    • ایجاد
    • انتشار
    • بکارگیری
    • آرشیو
    • حذف
  • تعیین فرایند و گردش کار تهیه گزارش پروژه
  • تعیین دوره یا بازه زمانی گزارش پروژه
  • تهیه کنندگان، تائیدکنندگان و دریافت کنندگان گزارش پروژه(Project Reporting RACI)
  • نحوه و فرمت طراحی، ثبت و ارسال گزارش پروژه
  • نحوه کدگذاری گزارش پروژه
  • خروجی های آماری و تحلیلی از گزارش پروژه (نمودار S-Curve، تحلیل های ارزش افزودهEarn Value و …)
  • نمونه فرم های جمع آوری و تحلیل داده ها و اطلاعات پروژه در حوزه های:
    • مدیریت پروژه
    • مهندسی
    • تدارکات
    • پیش راه اندازی
    • راه اندازی
    • تعمیرات
    • نگهداری
    • پشتیبانی